近年ITにかけなければならない経費は非常に大きくなってきています。導入費用はもちろんのこと、保守費用（メンテナンス）、担当者の人件費、アップデート費用、トラブル対処にかかる費用等々、会社全体の経費の中でかなり大きな割合を占めてきました。その大きなIT関連費用を激的に削減する方法に関して説明します。

IT関連費用を激的に削減するその方法とは

結論から言いますと、IT関連費用を激的に削減する方法とは「経営者がITを管理すること」です。そりゃあ全てを経営者が自分で行えばスタッフを雇わずに経費が安くなるのは当たり前だ、しかしそんな時間は無いんだよ、と言われるかもしれませんがこの反論は少しずれています。重要なのは、ITの「管理」です。

今やIT管理は経営者の仕事

ITの管理は経営者が行うべきです。管理とは予算と計画も含みます。IT機器の管理という小さなことを言っているのではありません。社内全体のITの方向性と事業計画に組み込むIT戦略です。今やIT戦略を立ててIT予算を組み込めば、人件費を含むその他の予算を削れます。これらのバランスを見て会社全体の予算を作れるのは経営者だけです。

ただ、日進月歩のITを経営者が把握するのは難しい。これからITを勉強するのはハードルが高い、ということも理解できます。既存の経営者だけでは難しければCIO（Chief Information Officer、最高情報責任者）のポジションを作るべきです。

経営者がITの現状把握をできているか

まず現在のITはどのように管理されていますか？ある程度の規模の企業であれば情報管理の部署があり、そこにマネージャーがいてその部下としてIT担当のスタッフがいるという形です。小規模な企業であればIT担当者が1人で管理をしているでしょう。このIT管理のためにいる人員、特に情報管理部署の人員は、普段の業務として何を行っているかきちんと把握できていますか？IT担当者が1人だけの場合でも普段その人は何をしていますか？

従業員数の多い企業では、情報管理部署のスタッフの多くはヘルプデスクサポートというPC端末や社内システムのトラブル対処の受付を行っているかと思います。KPIを作ってきちんと業務管理をしている情報管理部署もあるでしょう。

しかし、そもそもなぜサポートの人員が必要なくらいトラブルが発生するのでしょうか？

トラブルが頻発するのは普通ではない

一昔前のIT機器ならともかく、今現在のIT機器はあまりトラブルが起きません。使われているPCでも昔は良くブルースクリーンという青い画面になって固まったりしていたと思いますが最近はあまり見ていないのではないでしょうか。

では、なぜ今でもサポート人員を抱えなければならないほどトラブルが発生しているか、それは社内のシステムやIT機器の入れ替えやアップグレードがうまくいっていないか、情報管理部署が存在感を示すためにKPIの数字や予算をごまかしているなどということが考えられます。最悪はバックマージンを取得するための余分な予算取りです。

もしくは、そもそも情報管理部署のマネージャーがアップグレードの必要性を感じておらず、そこに予算を付けずに人員を増やすことや維持するためだけの予算をつけてきたのかもしれません。

IT戦略は経営戦略の1部

今や社内の基幹システムやIT機器は大きな予算を占め、企業経営をする上での1つの大きな項目であり課題です。IT関連予算も経営に直結しており、経営戦略の１つとして捉えなければなりません。そのIT関連予算の計画をマネージャーレベルに任せてしまっていては、上述したような維持管理費用だけに大きな予算をかけるというようなことが起こってしまいます。

CIOが必要

ただ、経営者は日進月歩のITには詳しくないため、情報管理部署のマネージャーに任せるしか無いという事情もあるかもしれません。その場合には、情報管理部署のマネージャーをCIO（最高情報責任者）のポジションにまで引き上げ、経営会議に参加させて会社全体の予算のバランスを見ながらIT戦略を立てさせるべきです。

もし、現マネージャーにはそこまでのスキルが無い、もしくは、任せられないということであれば、経営者がITの勉強を頑張るか、CIOを新たに採用する、CIOをアウトソーシングするという方法もあります。

CIOがIT戦略を立てれば

• クラウドへの移行で保守費用の大幅削減
• サブスクリプション型ソフトウエアの導入で運転資金を圧迫しない
• RPAの導入で事務員の人数削減
• 会計ソフトウェアやERPの改善で会計部門予算の削減
• 基幹システムのブラウザ化でWindows端末の削減
• VPNの強化で人件費削減
• デジタルマーケティングの導入で売上向上

などを実現することが出来ます。

CIOが会社の資金や予算とバランスを取りながら的確なIT戦略を構築すれば激的な経費削減が望めます。

弊社ではITサポートと会計サポートの両方を提供しているグループの強みから、経営者へのIT戦略の提案、IT予算作り、現状のIT予算の妥当性の確認、CIOのアウトソーシング、などのサービスを提供しています。

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