会計業務をアウトソーシング する際の勘違い

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タイにて 会計業務をアウトソーシング する際の勘違い に関して説明します。

会計業務を全般を把握する

以前の記事でも書きましたが、日本人がタイで企業運営を行っていく場合、会計に関する殆どの書類はタイ語となりますので、日本語で説明してくれる会計事務所にアウトソーシングするというのは自然な流れです。

しかし、会計業務に関してよく理解していないために、企業に合わないアウトソース先を選んでしまたり、本当に依頼したい業務を依頼できていないことがあります。

主な会計業務一覧

会計業務と一口に言っても、実際には色々な業務がありかなりの作業量があります。
主な会計業務を以下にまとめます。

1AR売掛管理、インボイス発行、ワンビン
入金確認、レシート発行、源泉徴収票受領
2AP買掛管理、経費精算、支払伝票発行
支払い処理、源泉徴収票発行、レシート受領
3給与個人所得税、社会保険料、支払い
4月次税務計算、納税
VAT(PP30)
Withholding TAX(PND1、PND3、PND53)
個人所得税(PND90、PND91)
5社会保険計算、支払い
6記帳業務GL(総勘定元帳)、TB(試算表)
BS(貸借対照表)、PL(損益計算書)
7出納管理Bank Reconciliation、銀行勘定調整
8現金管理Cash、Petty cash、小口現金
9資金繰り資金繰り表、Forecast
10年次会計監査、決算書、法人税、社会保険
主な会計業務一覧

大きく分けて10項目になりますが、企業によってはさらに様々なレポートを提出しなければならず、多種多様な業務や作業があります。支店や支社がある、銀行口座が複数に渡る、なども会計業務を多くしています。さらに、貿易事務、内部統制・内部監査、システム導入のプロジェクト、なども会計部署で行っていることなどによって、会計業務は更に多く膨れ上がります。

上記の10項目の業務の中で、どの業務をアウトソーシングとして外部の会計事務所に任せているか、どの業務を社内の担当者が担っているか、はっきりと言えますでしょうか?

アウトソーシング出来ていない会計業務

「会計業務はアウトソーシングしている」と言っても、実は多くの会計業務はアウトソーシング出来ていないことに気づくと思います。これが経営者の方から質問される「会計事務所を雇ってアウトソーシングしているのに、なぜ社内にも会計担当者が必要なのか」の答えです。

多くの企業では、この中の 4.月次税務、6.記帳業務、5.社会保険、10.年次会計、くらいしかアウトソーシング出来ていません。もっと任せている企業でも、3.給与(税金や社会保険料の計算のみ)、7.出納管理、が追加されているくらいでしょう。

本当にアウトソーシング出来ているか

それを改めて表にしてみると以下のとおりです。
青文字の業務がアウトソーシング可能、緑文字の業務は会計事務所によってはアウトソーシング可能です。

1AR売掛管理、インボイス発行、ワンビン
入金確認、レシート発行、源泉徴収票受領
2AP買掛管理、経費精算、支払伝票発行
支払い処理、源泉徴収票発行、レシート受領
3給与個人所得税、社会保険料、支払い
4月次税務計算、納税
VAT(PP30)
Withholding TAX(PND1、PND3、PND53)
個人所得税(PND90、PND91)
5社会保険計算、支払い
6記帳業務GL(総勘定元帳)、TB(試算表)
BS(貸借対照表)、PL(損益計算書)
7出納管理Bank Reconciliation、銀行勘定調整
8現金管理Cash、Petty cash、小口現金
9資金繰り資金繰り表、Forecast
10年次会計監査、決算書、法人税、社会保険
主な会計業務一覧

上記の表の青文字、緑文字で書かれている業務はアウトソーシング可能な業務です。しかし、実際にはアウトソーシングできていない企業も多いです。

社内の会計担当者に確認することをお勧めしますが、アウトソーシングしている業務でも 実際には社内の担当者が Excel で表を作成して会計事務所に送っていることが多いです。Excel で表を作ればすぐに計算結果が出ます。つまり、会計事務所にアウトソーシングの費用を支払っているにも関わらず、実際にはほとんどの業務を社内の担当者がこなしています。

不正も起こりやすい

社内の会計担当者が数値をまとめているということは、その担当者が不正をしやすいということになります。詳しくは以前の記事でも書いています。

アウトソース先の会計事務所の都合

アウトソース先の会計事務所としては、ほとんどの業務を顧客社内の会計担当者がこなしてくれて、送ってくるExcelファイルからすぐに数字を作れるので 税金・社会保険料の計算などは会計事務所が行う必要はほぼありません。

記帳業務が主な仕事となりますが、その記帳業務でいちばん重要な仕訳という作業も、社内の会計担当者にExcelファイル上で仕訳をさせて、すでに仕訳が終わったデータを貰って自分たちの会計ソフトウエアにコピーするだけ、なんていう会計事務所も多いです。

アウトソーシングの料金はそのまま

会計事務所へ支払っている費用が本当に適正なものかどうかを確認することをお勧めいたします。会計事務所が殆どの業務を担っていたときの契約内容のまま料金は据え置きですが、蓋を開けてみると社内の担当者がほとんどの会計業務を行っていたというケースが非常に多いです。

適正料金かどうかをチェックする方法等、弊社よりアドバイスさせていただくことが可能です。ご相談無料です。

ミスは発見できるが、不正の発見は難しい

会計事務所は、社内の担当者が作った表と 実際の証拠書類・伝票類とを比較してミスを発見する能力があります。表の数字と実際の書類の数字との辻褄が合わない場合はすぐに見つけることが出来ます。会計業務をアウトソーシングしていればミスは防げるわけです。

しかし、故意の不正に関してはまず見破ることが出来ません。会社と関係の無い支払いを紛れ込ませる、伝票類を偽造する、などの計画的な不正をされるとお手上げです。会計事務所としては数字と書類の辻褄さえ合っていれば問題無いからです。

社内の担当者が辞めると会計事務所が慌てる

社内の会計担当者や会計マネージャーが辞めることになると、アウトソーシング先の会計事務所が慌てたり、手助けをしてくれないことがあります。そして、担当者の後任として会計の知識がある能力の高い人材を採用するように勧めてきます。このことは、会計業務の多くを社内の担当者に頼っていることを意味し、会計事務所が頼れないということです。本来の会計業務のアウトソーシングの形とは大きく異なる状態であると思います。

上手なアウトソーシングの仕方

弊社を含めてしっかりと会計のアウトソース先として機能する会計事務所ではどのようなサービスを提供しているのか、どのように会計事務所を使うのが上手なアウトソーシングの仕方なのかを説明します。

せっかく会計業務をアウトソーシングするのなら以下の状態が理想です。

  • 不正が起こらないようにする
  • 会計業務を極力多く担ってもらう

社内に会計担当者を置く場合

社内に会計担当者を置く場合、上述したように会計業務のアウトソーシングをしていても会計業務の中身のほとんどは社内の会計担当者が行うことになります。会計事務所の役割としては、その担当者の管理と経営者へのレポートとコンサルティングが主業務となるべきです。

まとめると以下の通りとなります。

  • 会計担当者からの数字の確認、ダブルチェック
  • 会計担当者への指導、トレーニング、評価
  • 会計レポートの作成、経営者へのレポート
  • 不正監査
  • 担当者退職時の引き継ぎ

弊社では上記のアウトソーシングを提供しています。
会計担当者の人材紹介も行っておりますので(正規人材紹介ライセンス保有)、割安な料金で会計業務の理想の状態を実現できます。

社内に会計担当者を置かない場合

社内に会計担当者を置かない場合、会計業務のできるだけ多くをアウトソーシングすることが望ましいです。これにより不正が起こる余地を無くし、ミス無く会計業務が遂行されるようにします。

弊社では、上記の主要な会計業務10項目のうち、多くの部分をアウトソース先として請け負うことが可能です。表にまとめると次のようになります。

1AR売掛管理、インボイス発行、ワンビン
入金確認、レシート発行、源泉徴収票受領
2AP買掛管理、経費精算、支払伝票発行
支払い処理、源泉徴収票発行、レシート受領
3給与個人所得税、社会保険料、支払い
4月次税務計算、納税
VAT(PP30)
Withholding TAX(PND1、PND3、PND53)
個人所得税(PND90、PND91)
5社会保険計算、支払い
6記帳業務GL(総勘定元帳)、TB(試算表)
BS(貸借対照表)、PL(損益計算書)
7出納管理Bank Reconciliation、銀行勘定調整
8現金管理Cash、Petty cash、小口現金
9資金繰り資金繰り表、Forecast
10年次会計監査、決算書、法人税、社会保険
弊社にて受託できる会計業務(青字)

上記の青字の会計業務を請け負っております。これにより社内に会計担当者を必要とせず、その分固定費である人件費を浮かせることが出来ます。

弊社では、社内に会計担当者を置く場合、置かない場合の、それぞれの最適な会計業務アウトソースのサービスを持っております。

会計担当者の人材紹介も行っております。(正規人材紹介ライセンス保有)
弊社では必ず御社内での会計業務の実務を確認させていただき、業務内容に沿った試験を作成し、試験によって確実に業務をこなせる人材を選抜してご紹介します。

是非お気軽にお問い合わせください。

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